GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

XperiencePoland.com brand is part of XPERIENCE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) registered at Malborska 3/76, 03-286 Warsaw Poland, NIP (tax ID): 5892013350, REGON: 222034323, and we look forward to the opportunity to act as your tour organiser for your travel needs in Poland. These terms and conditions (the “Agreement”) describe what you are legally entitled to expect from us when you purchase travel related services through us, in addition to your obligations as a customer. The terms “we”, “us” and “our” refer to XPERIENCE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. The term “you” refers to the customer visiting our website, booking a reservation through us or otherwise using our services.

1. Unsere Vereinbarung mit Ihnen

Produkte und Lieferanten
We sell our own services which are events fully organized by us. As the other part of our operations, we also sell a variety of travel-related products from different suppliers and service providers (“Suppliers”).

Each Supplier has its own terms and conditions applicable to your booking in addition to our general terms. You are responsible for reviewing and understanding those terms. Certain software or content on our website may be owned or licensed by us or our Suppliers and may be subject to additional terms of use.

Our website, which is referred throughout this Agreement, can be found at www.xperiencepoland.com.
XPERIENCE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością is acting as a tour operator for products and services that are not always directly supplied by us (e.g., air carriage and ground transportation, meals, tours, cruises, etc.).

Einzahlungen und Zahlung

All deposits are non-refundable, unless explicitly agreed otherwise during the booking process.

Paying a deposit allows us to hold a reservation for you but does not guarantee the final price, which may be confirmed only upon receipt of partial or full payment and after travel documents have been issued, subject to the applicable Supplier’s terms.

We will inform you of the final payment deadline. By providing your payment information, you authorise us to charge the necessary amount and arrange payment with the relevant Suppliers.

Dokumentation

Our standard practice is to send all documents electronically. If you require a paper copy, we reserve the right to charge an administration fee.

Stornierungen und Änderungen

You are entitled to cancel your tour no later than 10 business days prior to the start of your tour and claim back a full refund (a 10% cancellation fee applies) or a voucher for 100% of the amount paid, to be used towards an alternative tour valid for one year from the cancellation date. If you cancel the tour between 10 and 5 business days before the tour date, you have the right to be refunded 50% of the amount paid. After that time, we reserve the right to retain the portion of your deposit that has already been used in preparation for your tour.

Cancellations can only be made via email to the address friends@xperiencepoland.com. We do not accept cancellations by any other channel.

Funds will be returned using the same payment method as the booking, either 7 days prior to the cancelled tour or 7 days after the cancellation is made and approved.

Geschenkgutschein
Gift vouchers purchased from us are valid for 365 days from the date of issue. If you wish to extend the validity of your voucher, an extension can be obtained at a cost of €49 per month or 25% of the voucher value to extend for another year.

The value of the voucher can be used against the offers and pricing available at the time of redemption. The voucher must be presented at the time of redemption and is subject to the terms and conditions applicable to the specific offer chosen.

Transfer of the gift voucher is permitted only after our explicit written acceptance. The company reserves the right to review and evaluate the transfer request, and a decision to accept or reject the transfer request will be made at the sole discretion of the company.

Our gift vouchers are non-refundable and cannot be exchanged for cash or any other monetary derivatives.

Extensions and any related inquiries regarding gift vouchers, including transfer requests, should be directed to our main e-mail address which you can find in the footer of the website.

Rücknahmegarantie

If an activity does not meet the conditions promised in your booking or advertised on our website, you may claim a refund of up to 100% of the deposit. Each case is reviewed individually and fairly.

Failure to attend a booked activity without giving at least 24 hours’ notice entitles us to claim the full cost of the tour. This includes any outstanding balance that was due to be paid in cash upon arrival, as services and resources are allocated in advance based on confirmed bookings.


Ihre Annahme dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Durch die Buchung Ihrer Vereinbarung bei uns oder die Nutzung unserer Website erklären Sie sich damit einverstanden, an die Bestimmungen dieser Vereinbarung gebunden zu sein, einschließlich der Teile 1 bis 3 dieser Vereinbarung und aller zusätzlichen Bestimmungen und Bedingungen eines Lieferanten, die für Ihre Buchung und Reisearrangements gelten oder Verwendung von Website-Inhalten. Sie erklären sich im Namen Ihrer selbst und derjenigen, die Sie vertreten, damit einverstanden, alle diese Bedingungen einzuhalten, einschließlich der Zahlung aller fälligen Beträge. Sie erklären sich damit einverstanden, dass ein Verstoß gegen diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen dazu führen kann, dass (a) Ihre Reservierung oder Ihr Kauf storniert wird, (b) die für Ihre Reservierung oder Ihren Kauf gezahlten Gelder verfallen und (c) Ihnen der Zugang zu den entsprechenden Bestimmungen verweigert wird reisebezogene Produkte oder Dienstleistungen und (d) unser Recht, Ihr Konto von allen Kosten zu belasten, die uns aufgrund eines solchen Verstoßes entstehen.
You represent and warrant that (a) you are of sufficient age to use our services and website and can create binding legal obligations in connection with your use (particularly with respect to the legal drinking age, which in Poland is 18 years old), (b) you are legally authorised to act on behalf of those you represent and to accept these terms and conditions on their behalf, and (c) the information provided by you or members of your group is true and accurate. You are responsible for informing such individuals of all terms and conditions applicable to their travel arrangements. You understand that you are financially responsible for any use of our services or website by you or by others using your name or account.

Wenn Sie Ihre Buchung ändern

Where a change requested by you to your travel arrangements is permitted and possible, we will do our best to accommodate it without additional charges. However, if the requested change involves extra effort or results in additional costs, we reserve the right to charge you accordingly.

Wenn Sie Ihre Buchung stornieren
If you cancel your arrangements, you may be entitled to a full or partial refund — please refer to our cancellation policy. In addition to the cancellation terms and conditions of our Supplier(s), our standard fees will apply as outlined in your receipt or booking confirmation.
Refunds will only be issued once we have received the corresponding funds back from the Supplier.
If the reason for your cancellation is covered under the terms of your travel insurance policy, you may be able to reclaim the cancellation charges through your insurer.

Wenn Sie eine Beschwerde haben
If you have a problem during your ac, please inform the relevant Supplier immediately. Should they be unable to resolve the matter, please contact us without delay, either by email at friends@xperiencepoland.com or by phone on +48 575 030 301. If you fail to contact us in a timely manner, we will not be given the opportunity to investigate your complaint and attempt to rectify any issue, and this may affect your rights under this Agreement.

Reisedokumente und Reiseziele
Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass alle Angaben in Ihren Reisedokumenten korrekt sind, und uns unverzüglich auf Fehler oder Unstimmigkeiten aufmerksam zu machen. Ihre Reisedokumente sind wertvoll und sollten so aufbewahrt werden, als wären sie Bargeld. Es ist nicht immer möglich, Reisedokumente bei Verlust, Diebstahl, Beschädigung usw. zu ersetzen.

Versicherung
Die Reiseversicherung ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arrangements. Wir empfehlen Ihnen dringend, für die Dauer Ihrer Reise eine ausreichende Versicherung abzuschließen. Eine Reiseversicherung ist ein obligatorisches Element einiger Reisevorbereitungen. Möglicherweise können wir eine Reiseversicherung für Sie abschließen, Ihnen ein Angebot unterbreiten und alle Fragen beantworten, die Sie bezüglich der Versicherung haben.

Force Majeure
In the unfortunate event of unforeseen circumstances beyond our control, such as natural disasters, war, strikes, civil unrest, or other extraordinary events affecting your travel arrangements, we will handle each case individually. Our priority is to minimize disruption and inconvenience to your plans. While we will make every effort to provide you with refunds or alternative solutions, the ability to issue refunds will be determined based on the costs incurred by us. We understand the importance of your travel experience and assure you that we are committed to doing our best to assist you during such challenging times. We kindly request your understanding and cooperation, as these situations are beyond our control. We strive to provide you with the best possible support and assistance, and we appreciate your understanding of the circumstances we may face.

Nutzung unserer Dienste und Website
Sie erklären sich damit einverstanden, dass Sie unsere Website oder Dienstleistungen nur für legitime Reservierungen oder Käufe nutzen und keine spekulativen, falschen oder betrügerischen Reservierungen oder Reservierungen im Vorgriff auf die Nachfrage vornehmen. Sie werden unsere Website und Dienstleistungen nur in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen nutzen.
Ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung dürfen Sie nicht (a) mit einem „Roboter“, einer „Spinne“ oder einem anderen automatisierten oder manuellen Gerät oder Programm auf Inhalte oder Informationen auf unserer Website zugreifen, diese überwachen oder kopieren, (b) einen Deep Link zu einem Teil erstellen unserer Website oder (c) einen Teil unserer Website in eine andere Website „einrahmen“ oder integrieren.
Unsere Website enthält möglicherweise Links zu Websites Dritter, die wir nur als Annehmlichkeit für Sie bereitstellen. Sie sollten Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass alle Links, auf die Sie zugreifen, frei von Viren, Würmern, Trojanern oder anderen zerstörerischen Mechanismen sind. Das Vorhandensein dieser Links bedeutet nicht, dass wir solche Websites oder enthaltenen Inhalte unterstützen. Wir sind nicht verantwortlich für solche Websites oder Inhalte oder Datenschutzpraktiken dieser Websites.

Entschädigung
Sie erklären sich damit einverstanden, uns und unsere verbundenen Unternehmen sowie einen unserer Lieferanten und die leitenden Angestellten, Direktoren, Mitarbeiter und Vertreter dieser Parteien von jeglichen Ansprüchen, Klagegründen, Forderungen, Verlusten, Schäden oder sonstigen Kosten (einschließlich angemessener Kosten) freizustellen Rechts- und Buchhaltungsgebühren), die von Ihnen oder Dritten aufgrund (a) Ihrer Verletzung dieser Vereinbarung, (b) Ihrer Verletzung von Gesetzen oder Rechten Dritter oder (c) Ihrer Nutzung unserer Website erhoben werden.

Datenschutz-Bestimmungen
Sie stimmen zu, dass wir personenbezogene Daten über Sie und andere Mitglieder Ihrer Partei verarbeiten und weitergeben, die Sie uns gemäß den Bestimmungen und für die in unserer Datenschutzrichtlinie festgelegten Zwecke zur Verfügung gestellt haben. Sie erklären, dass Sie die Bestimmungen unserer Datenschutzrichtlinie, die Sie auf unserer Website finden, gelesen haben und diesen zustimmen.


Garantien, Haftungsausschlüsse und Haftungsbeschränkungen

No warranty
While we try to ensure that the information in or through the Website is accurate, we do not provide any warranties, express or implied, in relation to its correctness, completeness, current, reliability, suitability for any purpose or otherwise (including for any information provided by third parties). We may change, add or remove information on the Website and its structure and functions at any time at our sole discretion, without specifically informing of any such change, and without removing outdated information or characterizing it as such. We may also block Users from accessing the Website or parts of it, or requires certain conditions to be fulfilled for such access. We do not provide any warranties, express or implied, in relation to the availability of the Website or its functions, that the Website is free from defects, or that the Website and the infrastructure on which it runs is free from viruses and other harmful software. Moreover, we do not guarantee that information available on the Website has not been altered through technical defects or by unauthorised third parties.

Limitation of liability
We exclude our liability, and that of our agents and independent contractors, for damages relating to your access to (or inability to access) the Website, or to any errors or omissions, or the results obtained from the use, of the Website, whatever the legal basis of such liability would be, except liability for damages caused willfully or through gross negligence, and only to the extent permitted by applicable law. Restrictions of liability do not apply within the scope of guarantees issued, in the event of an injury to life, limb or health or for claims based on product liability regulation.


Wir handeln als unabhängiger Auftragnehmer und es besteht kein Joint Venture, keine Partnerschaft oder kein Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und uns oder unseren Lieferanten aufgrund dieser Vereinbarung oder Ihrer Nutzung unserer Website.
Wir behalten uns das Recht vor, diese Vereinbarung jederzeit ohne vorherige Ankündigung zu ändern. Bitte besuchen Sie unsere Website unter www.xperiencepoland.com von Zeit zu Zeit, um die aktuellste Version der Vereinbarung zu überprüfen. Ihr fortgesetzter Zugriff oder Ihre fortgesetzte Nutzung unserer Website oder unserer Dienste bedeutet, dass Sie die Änderungen der Vereinbarung akzeptieren. Sie dürfen Ihre Rechte oder Pflichten aus dieser Vereinbarung nicht an Dritte übertragen. Wir können diesen Vertrag jederzeit aus irgendeinem Grund kündigen, und eine solche Kündigung berührt nicht das Recht auf Erleichterung, auf das wir nach Gesetz oder Billigkeit Anspruch haben.
Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen der Republik Polen. Sollte sich herausstellen, dass eine Bestimmung dieser Vereinbarung ungültig, rechtswidrig oder nicht durchsetzbar ist, wird die Durchsetzbarkeit der übrigen Bestimmungen in keiner Weise beeinträchtigt oder beeinträchtigt.