CONDITIONS GÉNÉRALES

XperiencePoland.com brand is part of XPERIENCE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) registered at Malborska 3/76, 03-286 Warsaw Poland, NIP (tax ID): 5892013350, REGON: 222034323, and we look forward to the opportunity to act as your tour organiser for your travel needs in Poland. These terms and conditions (the “Agreement”) describe what you are legally entitled to expect from us when you purchase travel related services through us, in addition to your obligations as a customer. The terms “we”, “us” and “our” refer to XPERIENCE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. The term “you” refers to the customer visiting our website, booking a reservation through us or otherwise using our services.

1. Notre accord avec vous

Produits et fournisseurs
We sell our own services which are events fully organized by us. As the other part of our operations, we also sell a variety of travel-related products from different suppliers and service providers (“Suppliers”).

Each Supplier has its own terms and conditions applicable to your booking in addition to our general terms. You are responsible for reviewing and understanding those terms. Certain software or content on our website may be owned or licensed by us or our Suppliers and may be subject to additional terms of use.

Our website, which is referred throughout this Agreement, can be found at www.xperiencepoland.com.
XPERIENCE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością is acting as a tour operator for products and services that are not always directly supplied by us (e.g., air carriage and ground transportation, meals, tours, cruises, etc.).

Dépôts et paiements

All deposits are non-refundable, unless explicitly agreed otherwise during the booking process.

Paying a deposit allows us to hold a reservation for you but does not guarantee the final price, which may be confirmed only upon receipt of partial or full payment and after travel documents have been issued, subject to the applicable Supplier’s terms.

We will inform you of the final payment deadline. By providing your payment information, you authorise us to charge the necessary amount and arrange payment with the relevant Suppliers.

Documentation

Our standard practice is to send all documents electronically. If you require a paper copy, we reserve the right to charge an administration fee.

Annulations et modifications

You are entitled to cancel your tour no later than 10 business days prior to the start of your tour and claim back a full refund (a 10% cancellation fee applies) or a voucher for 100% of the amount paid, to be used towards an alternative tour valid for one year from the cancellation date. If you cancel the tour between 10 and 5 business days before the tour date, you have the right to be refunded 50% of the amount paid. After that time, we reserve the right to retain the portion of your deposit that has already been used in preparation for your tour.

Cancellations can only be made via email to the address amis@xperiencepoland.com. We do not accept cancellations by any other channel.

Funds will be returned using the same payment method as the booking, either 7 days prior to the cancelled tour or 7 days after the cancellation is made and approved.

Chèques cadeaux
Gift vouchers purchased from us are valid for 365 days from the date of issue. If you wish to extend the validity of your voucher, an extension can be obtained at a cost of €49 per month or 25% of the voucher value to extend for another year.

The value of the voucher can be used against the offers and pricing available at the time of redemption. The voucher must be presented at the time of redemption and is subject to the terms and conditions applicable to the specific offer chosen.

Transfer of the gift voucher is permitted only after our explicit written acceptance. The company reserves the right to review and evaluate the transfer request, and a decision to accept or reject the transfer request will be made at the sole discretion of the company.

Our gift vouchers are non-refundable and cannot be exchanged for cash or any other monetary derivatives.

Extensions and any related inquiries regarding gift vouchers, including transfer requests, should be directed to our main e-mail address which you can find in the footer of the website.

Politique de retour

If an activity does not meet the conditions promised in your booking or advertised on our website, you may claim a refund of up to 100% of the deposit. Each case is reviewed individually and fairly.

Failure to attend a booked activity without giving at least 24 hours’ notice entitles us to claim the full cost of the tour. This includes any outstanding balance that was due to be paid in cash upon arrival, as services and resources are allocated in advance based on confirmed bookings.


Votre acceptation des présentes conditions générales
En réservant votre arrangement avec nous ou en utilisant notre site Web, vous acceptez d'être lié par les conditions du présent accord, y compris les parties 1 à 3 du présent accord et toutes les conditions supplémentaires de tout fournisseur qui sont applicables à votre réservation, à vos arrangements de voyage ou à l'utilisation de tout contenu du site Web. Vous acceptez en votre nom et au nom de ceux que vous représentez de vous conformer à toutes ces conditions, y compris le paiement de tous les montants lorsqu'ils sont dus. Vous convenez que toute violation de ces conditions peut entraîner (a) l'annulation de votre réservation ou de votre achat, (b) la confiscation de toutes les sommes payées pour votre réservation ou votre achat, (c) le refus d'accès au produit ou service de voyage concerné, et (d) notre droit de débiter votre compte pour tous les frais que nous encourons à la suite de cette violation.
You represent and warrant that (a) you are of sufficient age to use our services and website and can create binding legal obligations in connection with your use (particularly with respect to the legal drinking age, which in Poland is 18 years old), (b) you are legally authorised to act on behalf of those you represent and to accept these terms and conditions on their behalf, and (c) the information provided by you or members of your group is true and accurate. You are responsible for informing such individuals of all terms and conditions applicable to their travel arrangements. You understand that you are financially responsible for any use of our services or website by you or by others using your name or account.

Si vous modifiez votre réservation

Where a change requested by you to your travel arrangements is permitted and possible, we will do our best to accommodate it without additional charges. However, if the requested change involves extra effort or results in additional costs, we reserve the right to charge you accordingly.

Si vous annulez votre réservation
If you cancel your arrangements, you may be entitled to a full or partial refund — please refer to our cancellation policy. In addition to the cancellation terms and conditions of our Supplier(s), our standard fees will apply as outlined in your receipt or booking confirmation.
Refunds will only be issued once we have received the corresponding funds back from the Supplier.
If the reason for your cancellation is covered under the terms of your travel insurance policy, you may be able to reclaim the cancellation charges through your insurer.

Si vous avez une plainte à formuler
If you have a problem during your ac, please inform the relevant Supplier immediately. Should they be unable to resolve the matter, please contact us without delay, either by email at amis@xperiencepoland.com or by phone on +48 575 030 301. If you fail to contact us in a timely manner, we will not be given the opportunity to investigate your complaint and attempt to rectify any issue, and this may affect your rights under this Agreement.

Documents de voyage et destinations
Il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les détails figurant sur vos documents de voyage sont corrects et de nous signaler immédiatement toute erreur ou divergence. Vos documents de voyage sont précieux et doivent être protégés comme s'il s'agissait d'argent liquide. Il n'est pas toujours possible de remplacer les documents de voyage en cas de perte, de vol, de dommage, etc.

Assurance
L'assurance voyage est un élément essentiel de votre voyage. Nous vous recommandons vivement d'avoir souscrit une assurance adéquate pour la durée de votre voyage. L'assurance voyage est un élément obligatoire de certains arrangements de voyage. Nous pouvons vous proposer une assurance voyage, vous fournir un devis et répondre à toutes vos questions concernant cette assurance.

Force Majeure
In the unfortunate event of unforeseen circumstances beyond our control, such as natural disasters, war, strikes, civil unrest, or other extraordinary events affecting your travel arrangements, we will handle each case individually. Our priority is to minimize disruption and inconvenience to your plans. While we will make every effort to provide you with refunds or alternative solutions, the ability to issue refunds will be determined based on the costs incurred by us. We understand the importance of your travel experience and assure you that we are committed to doing our best to assist you during such challenging times. We kindly request your understanding and cooperation, as these situations are beyond our control. We strive to provide you with the best possible support and assistance, and we appreciate your understanding of the circumstances we may face.

Utilisation de nos services et de notre site web
Vous acceptez de n'utiliser notre site web ou nos services que pour effectuer des réservations ou des achats légitimes et de ne pas effectuer de réservations spéculatives, fausses ou frauduleuses ou de réservations en prévision de la demande. Vous n'utiliserez notre site Web et nos services que dans le respect de la législation applicable.
Sans notre autorisation écrite préalable, vous ne pouvez pas (a) accéder, surveiller ou copier le contenu ou les informations de notre site web à l'aide d'un "robot", d'une "araignée" ou d'un autre dispositif ou programme automatisé ou manuel, (b) établir un lien profond avec une partie quelconque de notre site web, ou (c) "encadrer" ou incorporer une partie quelconque de notre site web dans un autre site web.
Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web de tiers que nous ne fournissons qu'à titre de commodité pour vous. Vous devez prendre des précautions pour vous assurer que les liens auxquels vous accédez sont exempts de virus, de vers, de chevaux de Troie ou d'autres mécanismes destructeurs. L'existence de ces liens n'implique pas que nous approuvions ces sites Web ou leur contenu. Nous ne sommes pas responsables de ces sites ou de leur contenu, ni des pratiques de ces sites en matière de confidentialité des données.

Indemnisation
Vous acceptez de nous indemniser, ainsi que nos sociétés affiliées et l'un de nos fournisseurs, et les dirigeants, administrateurs, employés et agents de ces parties, pour toute réclamation, cause d'action, demande, perte, dommage ou autre coût (y compris les honoraires raisonnables d'avocat et de comptable) engagés par vous ou par des tiers à la suite (a) de votre violation du présent accord, (b) de votre violation de toute loi ou des droits d'un tiers, ou (c) de votre utilisation de notre site web.

Politique de confidentialité
Vous consentez à ce que nous traitions et partagions les informations personnelles vous concernant et concernant les autres membres de votre groupe que vous nous avez fournies, conformément aux conditions et aux fins énoncées dans notre politique de confidentialité. Vous déclarez avoir lu et accepté les termes de notre politique de confidentialité, qui peut être consultée sur notre site web.


Garanties, dénis de responsabilité et limitation de la responsabilité

Pas de garantie
While we try to ensure that the information in or through the Website is accurate, we do not provide any warranties, express or implied, in relation to its correctness, completeness, current, reliability, suitability for any purpose or otherwise (including for any information provided by third parties). We may change, add or remove information on the Website and its structure and functions at any time at our sole discretion, without specifically informing of any such change, and without removing outdated information or characterizing it as such. We may also block Users from accessing the Website or parts of it, or requires certain conditions to be fulfilled for such access. We do not provide any warranties, express or implied, in relation to the availability of the Website or its functions, that the Website is free from defects, or that the Website and the infrastructure on which it runs is free from viruses and other harmful software. Moreover, we do not guarantee that information available on the Website has not been altered through technical defects or by unauthorised third parties.

Limitation de la responsabilité
We exclude our liability, and that of our agents and independent contractors, for damages relating to your access to (or inability to access) the Website, or to any errors or omissions, or the results obtained from the use, of the Website, whatever the legal basis of such liability would be, except liability for damages caused willfully or through gross negligence, and only to the extent permitted by applicable law. Restrictions of liability do not apply within the scope of guarantees issued, in the event of an injury to life, limb or health or for claims based on product liability regulation.


Nous agissons en tant qu'entrepreneur indépendant et aucune relation de coentreprise, de partenariat ou d'emploi n'existe entre vous et nous ou nos fournisseurs à la suite du présent accord ou de votre utilisation de notre site web.
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment le présent accord sans vous en informer au préalable. Veuillez consulter notre site Web à l'adresse www.xperiencepoland.com de temps en temps pour consulter la version la plus récente de l'accord. En continuant à accéder ou à utiliser notre site Web ou nos services, vous acceptez les modifications apportées à l'accord. Vous ne pouvez pas céder vos droits ou obligations en vertu du présent accord à un tiers. Nous pouvons résilier le présent contrat à tout moment pour quelque raison que ce soit, et cette résiliation n'affectera pas les droits à réparation auxquels nous avons droit en droit ou en équité.
Le présent accord est régi par les lois de la République de Pologne. Si une disposition du présent accord est jugée invalide, illégale ou inapplicable, l'applicabilité des autres dispositions ne sera en aucun cas affectée ou compromise.